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議事録の書き方のコツ5つ｜会議後30分で共有できる「伝わる議事録」の作り方

「議事録係を任されたけれど、何をどこまで書けばいいのか分からない」「発言を全部メモしようとして、会議の内容が頭に入らない」――そんな悩みはありませんか。

結論から言うと、議事録で一番大切なのは「何が決まり、誰がいつまでに何をするか」を、会議に出ていない人にも分かる形で残すことです。発言をすべて書き写す必要はありません。この記事では、初めての人でも会議後30分で共有できる議事録の書き方を、5つのコツに分けて紹介します。

1. 議事録は「決定事項」と「宿題」を先頭に書く

議事録を読む人の多くは、会議に出ていなかった人や、あとで内容を確認したい人です。そうした人が知りたいのは「話し合いの流れ」よりも「結局どうなったのか」です。

そのため、議事録の一番上には決定事項と宿題（ToDo）をまとめて書きましょう。話し合いの詳しい内容は、その下に議題ごとに整理すれば十分です。上から読むだけで要点が分かる構成にすると、読み手の時間を大きく減らせます。

2. 会議の前にテンプレートを用意しておく

会議が始まってから書き方を考えると、メモが追いつきません。次のような型を、会議の前に作っておきましょう。

あらかじめ議題が分かっていれば、議題名まで先に書いておくと、会議中は中身を埋めるだけで済みます。

3. 会議中は「結論」と「理由」だけをメモする

発言を一字一句書き写そうとすると、手が追いつかないうえに、話の流れも分からなくなります。会議中は、議題ごとに「何に決まったか（結論）」と「なぜそう決まったか（理由）」の2つに絞ってメモしましょう。

メモの例

× 「川口さん：えーと、タルトの方は仕込みが丸一日かかるので、ランチに出すのは厳しいかなと思います」
○ 「新メニューはパフェに決定。理由：タルトは仕込みに1日かかり、ランチ提供が難しいため」

後から発言を確認したい場合に備えて、参加者の了承を得たうえで録音しておくと安心です。録音を文字起こししておけば、聞き逃した部分もあとで確かめられます。

4. 宿題は「誰が・何を・いつまでに」の3点セットで書く

議事録でもっとも大切なのが宿題です。「資料を準備する」とだけ書くと、誰がやるのか、いつまでなのかが分からず、次の会議で「誰もやっていなかった」ということになりがちです。

宿題は必ず担当者・内容・期限の3つをそろえ、表にまとめましょう。会議の最後に「宿題はこの3つで合っていますか」と読み上げて確認すると、認識のずれを防げます。

5. 会議が終わったら、その日のうちに共有する

議事録は、記憶が新しいうちに書くほど早く、正確に仕上がります。テンプレートとメモがあれば、清書は30分ほどで終わるはずです。遅くとも会議の当日中に共有しましょう。

共有するときは、メールやチャットの本文に決定事項と宿題だけを貼り付け、詳しい内容はファイルで添付すると、読む側がすぐ要点をつかめます。

まとめ：議事録は「あとで読む人」のために書く

議事録は、会議の記録であると同時に、次の行動につなげるための道具です。最後に、5つのコツを振り返りましょう。

まずは次の会議で、テンプレートを1枚用意するところから始めてみてください。議事録にかかる時間が短くなり、会議のあとの動きもぐっとスムーズになるはずです。